Københavns Kommune
Center for Digitalisering og innovation, Kultur- og Fritidsforvaltningen
Arbejdet er lavet med udgangspunkt i Digitaliseringsstyrelsens anvisninger
Hvordan bliver København klar til implementering af Næste generation Digital Post?
I 2021 skal kommunerne go live med Næste Generation Digital Post. Det kræver en gentænkning af det eksisterende setup, så det kommende setup kan udnytte de nye muligheder i systemet bedst muligt, og så borgerne og virksomhederne oplever en forbedret service med opgraderingen af digital post.
Innovationsproces
Implementeringen af Næste Generation Digital Post er en god anledning til at re-tænke det tekniske setup samt arbejdsgange i forbindelse med digital post.
Via en række workshops blev forskellige forvaltningers nuværende setup for digital post afdækket. Udover at identificere nuværende arbejdsgange, blev der også foretaget en vurdering af antallet af postkasser, med det formål at fjerne postkasser, som ikke var i brug.
I en efterfølgende workshop blev der drøftet forskellige scenarier for det fremtidige setup, herunder drøftelse af, hvordan processer kunne automatiseres eller gøres bedre for borgere og virksomheder.
Derudover blev der kortlagt forskellige muligheder for at få flere (fag)systemer til at modtage posten direkte, når de skulle i udbud.
Kortlægning af nuværende setup og områder med potentiale ift. smartere modtagelse af digital post
Oprydning i eksisterende postkasser og arbejdsgange
Identifikation af systemer ift. direkte modtagelse eller muligheder for at få modtagelse med i kommende udbud
Design af bedre arbejdsgange - post går direkte til rette modtager eller ind i fagsystem eller journalisering
Bedre oplevelse for borgere og virksomheder, når de får den nye version af digital post
Effektivisering af eksisterende proces frigiver tid til kerneydelser